DSGVO und E-Mail-Marketing: Anforderungen und Prüfpunkte

Marketingarchiv: ursprünglicher Beitrag von 2020. Die folgenden Tipps dokumentieren den damaligen Überblick. Die Wahl einer Software und ein Serverstandort begründen für sich keine Rechtssicherheit. Für den konkreten Betrieb sind unter anderem Einwilligungen, Informationen, Verträge und Datenflüsse zu prüfen.

Beim Newsletter-Versand müssen Datenschutz und die Voraussetzungen für Werbung beachtet werden. Die folgenden Punkte stammen aus einem Überblick von 2020. Sie helfen, Fragen an Anbieter und Verantwortliche zu formulieren; die Auswahl einer Software allein schafft keine Rechtssicherheit.

Die europäische Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) gibt dem Schutz personenbezogener Daten hohe Priorität. Das ist vernünftig, hat aber Folgen für das E-Mail-Marketing. Vor allem heißt es: Gehst du unachtsam mit dem Datensammeln und -verwalten um, drohen drastische Bußgelder.

Die folgenden Punkte helfen, Anforderungen an Anmeldung, Versand und Abmeldung zu strukturieren. Sie bilden keine vollständige Prüfung für jeden Newsletter-Betrieb ab.

1. Software und Vertragsbedingungen prüfen

Eine historische Übersicht der damals vorgestellten Newsletter-Anbieter findest Du im verlinkten Beitrag zu Newsletter-Plugins für WordPress. Sie ist keine aktuelle Bestätigung von Funktionen oder Datenschutzkonformität.

Prüfe, wie die Software Einwilligungen dokumentiert und Widerrufe verarbeitet. Auch bei einem Serverstandort in Deutschland sind die konkreten Datenflüsse und Verträge maßgeblich.

Hast du das Programm deiner Wahl gefunden, schließe am besten gleich einen Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung ab. Dann ist der erste Schritt erledigt.

2. Anmeldeformular Teil 1: ein Pflichtfeld und viele freiwillige Angaben

Nach der DSGVO ist es nicht erlaubt, nach Lust und Laune Daten zu sammeln. Es gilt der Grundsatz der Datensparsamkeit. Du darfst Daten nur für einen bestimmten Zweck erheben und verwenden, und zwar nur Daten, die dem Zweck angemessen sind.

Das heißt für deine Newsletter-Anmeldung: Kennzeichne ausschließlich die E-Mail-Adresse als Pflichtfeld. Alle anderen Angaben (Anrede, Name etc.) müssen als freiwillig gekennzeichnet sein. Schließlich brauchst du sie nicht zwingend, um der Person einen Newsletter schicken zu können.

3. Anmeldeformular Teil 2: DSGVO-Checkbox

Integriere eine DSGVO-Checkbox mit einem Link zur aktuellen Datenschutzerklärung in jedes Anmeldeformular. Nur wenn der Abonnent oder die Abonnentin sein Häkchen hier setzt, sollte er/sie die Anmeldung abschließen können.

4. Anmeldeformular Teil 3: Double-Opt-In-Verfahren nutzen

Auch wenn es umständlich erscheint, nutze stets das Double-Opt-In-Verfahren für die Newsletter-Anmeldung! Das bedeutet, die Anmeldung ist erst abgeschlossen, wenn der Nutzer oder die Nutzerin das Abonnement über einen Link in einer separaten E-Mail bestätigt hat.

Zwar ist das Single-Opt-In als solches kein Verstoß gegen die DSGVO. Allerdings stellt es aus drei Gründen ein Risiko dar:

Nach der DSGVO muss ein Newsletter-Versender zu jedem Zeitpunkt in der Lage sein, nachzuweisen, dass Abonnenten der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten ihre Zustimmung gegeben haben. Ohne Double-Opt-In lässt sich diese Anforderung schwer erfüllen.
Zusätzlich bist du verpflichtet, geeignete organisatorische und technische Maßnahmen für einen ausreichenden Schutz der Daten zu ergreifen. Im Ernstfall kann dir das Fehlen eines Double Opt-Ins als Nachlässigkeit ausgelegt werden.
Wenn du den Newsletter geschäftlich einsetzt und werbliche Inhalte verschicken möchtest, musst du dir nach dem Wettbewerbsrecht das Einverständnis des Empfängers einholen. Das gilt übrigens auch bei Firmen und geschäftliche Adresse! Wer werbende E-Mails an Unternehmen oder Freiberufler versendet, der macht sich aufgrund Eingriffes in den eingerichteten und ausgeübten Gewerbebetrieb laut rewisto schadensersatzpflichtig.

Schließlich hat das Double-Opt-In einen Vorteil abseits von Datenschutzfragen. Du gehst auf Nummer sicher, dass du Newsletter nur an Personen verschickst, die diesen wirklich wollen.

5. Für die Datenschutzerklärung

Zwar machen sich viele Abonnenten von Newslettern nicht die Mühe, deine Datenschutzerklärung durchzulesen. Wenn Sie es doch tun, müssen Sie aber darin alle wichtigen Informationen über Datenerhebung, Zweck der Erhebung Widerrufsmöglichkeit und Speicherdauer finden. Denke daran, auch den Speicherort der Daten einzufügen. Im Zweifelsfall nutze die Mustertexte, die dein Anbieter anbietet und die sich für deine Bedürfnisse anpassen lassen. Am besten erstellst eine rechtssichere Datenschutzerklärung mit einem guten Anwalt oder einem Datenschutz-Generator.

6. Abmeldelink im Newsletter

Nach Art. 7 Abs. 3 S. 4 EU-DSGVO muss die Anmeldung zum Newsletter übrigens genauso einfach wie die Abmeldung sein. Achte deshalb darauf, dass in jedem deiner Newsletter ein (gut auffindbarer) Abmeldelink integriert ist. Am besten funktioniert die Abmeldung nach dem Single-Opt-out-Prinzip, also mit einem einfachen Klick auf den Link.

Auch dadurch profitierst du von einem weiteren positiven Effekt: Denn ist es für Abonnenten schwer, den Abmeldelink zu finden, markieren sie Newsletter oft einfach als Spam! Wenn das häufiger passiert, kann die Zustellrate deiner Newsletter allgemein sinken.

Fazit: Anforderungen systematisch prüfen

Die Auswahl des Anbieters ist nur ein Teil der Prüfung. Entscheidend sind auch Einwilligungen, Informationen, Verträge und die konkrete Umsetzung.

Davon abgesehen gilt für alle Fragen betreffend DSGVO und Datenschutz: Bist du dir unsicher, informier dich, im Zweifelsfall bei einem Rechtsanwalt oder anderen Experten. Das ist zwar ein gewisser Aufwand. Dafür beugst du so bösen Überraschungen vor.